EPISODE 02

リモートワーク基盤構築の記録

紙の手帳をデジタルに移行できるか ToDoとタスク管理

iOSでのToDoとタスクを管理

今年の目標のひとつとして紙の手帳をデジタルに置き換えたいというのがある。紙の手帳はもう何年も手放さずにいるけど、今となっては紙よりもデジタルのメリットの方が大きいはずだ。紙からデジタルへの移行を妨げているのは技術的な要因よりも、紙の手帳を手放すことに対する心理的な不安が大きい。また単純に紙の手帳は書いていて楽しいというのもある。

紙の手帳でのToDoとタスク管理

手帳を捨てて一気にデジタルへ移行するのもあれなので、順を追って移行してみる。まずは、紙の手帳を使ったタスク管理、ToDoから考えてみた。

ここでいうタスクとToDoの使い分けは、
「期限があるもの」→タスク
「期限がないがやるべきもの」→ToDo
としている。

手帳の使い方として、レイアウトは週間レフト(ほぼ日手帳weeks)を利用している。左側に週間のスケジュールとタスク、右側にToDoを記入。次にToDoに期限を設定したらタスクに移行する。ToDoが発生したら上から順番に加えていくというやりかた。タスクやToDoには◻︎でチェックボックスを作っておきToDoからタスクに移行したら、◼️で塗りつぶしチェックを入れる。タスクも同様。

この使い方のメリットは、ToDoとタスクが増えすぎないこと。手帳には物理的に書ける量が決まっているので、そもそもやりきれない量を書き込めない。そのためToDoやの全体可視化ができるため、詰め込みすぎて破綻することもない。当然ペンで書くので、重要なToDoやタスクはぐるぐると円で囲ってみたり、自分だけが認識できる記号を使ったりと自由度は高い。

デメリットはプロジェクトAのタスクもプロジェクトBのタスクもプライベートのToDoもタスクのも全てが同じ面に混在するため、忙しい時期は整理しきれなくなること、紙面に書き込める量に限界があり詳細なタスク(1タスク/hなど)まで落とし込めないことだ。

例えば見積書を作るというToDoをタスクに落とし込む想定で発生するタスクは、仕入先への見積依頼、納期の確認、在庫の確認、スタッフの確保、見積条件の精査、損益計算などいくつものタスクに分けられる。これら全てを紙の手帳にタスクとして記載してしまうと、あっという間に紙面が埋まってしまう。それを避けるため、無意識にタスクの粒度を「見積書の作成」などと荒くしてしまい、結局タスクが完了しないといったことがある。

そういった背景を踏まえせっかくデジタルへの移行をするならば、紙の手帳のメリットを活かしつつデメリットを払拭するようなソリューションを検討していく。

デジタルでの管理ツールの検討

ToDoとタスクは手帳からの移行を前提としているので、手帳のメリットを引き継ぎ、デメリットを払拭するという方針で検討する。利用する端末はiPad ProおよびiPhoneを想定しラップトップやandroid端末は考慮の対象外とした。幅を広げすぎることで、使いにくくなることを避けたいというのがあるため。

サービス、アプリを利用する上での考え方は以下の通り

・オフラインで利用できること、
・ToDoとタスクが明示的に管理できること、
・タスクの完了日が明示できること、
・プロジェクトごとにToDoとタスクを分けて管理でき、かつ全てのタスクとToDoを俯瞰できること、
・クライド同期でiPad ProとiPhoneに記載した内容が同期できること、
・アプリとサービスの動作が軽快であること、
・サービスが自体が安定していて、継続性があること、
・広告表示がされないこと、
・汎用性があるフォーマットで記述できること、

まず検討したのはすでに利用しているサービスやアプリを流用するというもの。
すでに使っているサービスとアプリを流用するという観点でWord、Excel、Ulysses、OneNote、iOS標準メモをざっとToDoとタスク管理として使ってみたけど、そもそもの用途がドキュメントの作成、スプレッドシート、エディタ、メモと用途が異なるため、使い方に相応の相当の工夫や作り込みが必要になりそう。汎用性は高いが逆に目的を達成するのに遠回りが必要なため早々に却下した。

次にiOS標準のリマインダーアプリを使ってみる。見た目はシンプルで動作も安定しているけど、機能については限られたものになっているため、これも諦めた。App Storeからいくつかそれっぽいアプリをインストールしてみたが、機能が多いものは入力や設定する項目が多かったり、機能が少ないものは要件を満たさなかったりでどれも帯に短し襷に長しといった印象。

Editorialというエディタ

そこで少し観点を変えて、メモやドキュメントアプリの拡張として管理できるものはないかとネット上で検索してみる。いくつかピックアップした中で目についたのがEditorialというアプリ。このアプリはiOSの開発環境アプリで有名なPythonistaを開発しているベンダーがリリースしているもの。

Markdownエディタとテキストエディタだけど、TaskPaperフォーマットにも対応していてToDoやタスクの管理にも対応している。TaskPaperフォーマットの成り立ちや詳細についてはここでは触れないが、ざっと使ってみると目的はほとんど達成できそうな感触。

タスクとToDoの考え方

ToDoとタスクの考え方はこうだ。まずプロジェクト名を記載して見出しにする。文末に:(コロン)を入力すればプロジェクト名として認識される。

次に担当する業務のToDoを可能な限り洗い出してチェックボックスを付けて書き込んでいく。この際-(スラッシュ)を文頭に付与することでチェックボックスとして表示される。この時点でToDoは全て見えているわけではないが、大項目、中項目、小項目程度で以下のようにざっと並べておく。(以下のスクリーンショットの項目、内容は適当)

例えば、今週中に完了するタスクを設定するケースでは、ToDo項目の後に@todayと記載すれば、その項目がハイライトされ今日中にやるべきタスクとして認識することができる。同様に今月中にやるべきタスクは@month、今週中にやるべきタスクは@weekといったタグを打っておく。タグは自分の好みの色とタグ名を設定することができる。

これで、ToDoからタスクへの切り替えが完了する。タスクを進めていくうちに新たなToDoや変更点、修正点も出てくるはずだけど、そこは新規で項目を足したり削除すれば良い。

完了したタスクはチェックボックスをタップすることで、@doneというタグとタスクに打ち消し線が自動入力され、完了タスクとして認識される。


オフラインとクラウド同期

EditorialがサポートしているクラウドサービスはDropboxとなっていて、DropboxのアカウントがあればiPhone、iPadで両端末で同じ内容を同期することができる。同期はiCloudほどで高速ではないが、ほぼリアルタイムに更新されると考えていい。


軽快な動作

iPhone 7とiPad Pro 9.7iOS10.2.1で現状考えられる最新の組み合わせではあるが、アプリの立ち上げ、動作は現状で大きな不満はない。アプリのタスクを切って再立ち上げするときは、最後に編集した内容が保持されているので、すぐに編集作業に移ることができる。

ToDoとタスクの移動

ToDoとタスクのを書き込んでいくうちに順序を入れ替えたいことがある。こういったケースではドラックハンドルを上下に動かすことで任意の位置に項目を移動することができる。iOSのウィジェットの位置を変更するのと同じアクションなので、違和感なく操作できる。

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タグのフォーカスとアーカイブ

タグはタグ名でフォーカスが可能だ。メニューからFocus on Tagを選択するとそのタグが打たれたタスク、ToDoのみフォーカスされ表示される。@todayでフォーカスすれば今日やるべきタスクのみに絞り込める。

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@doneが打たれたタグは、メニューからArchive@doneを選ぶとArchive
項目が作成される。タスクにはプロジェクト名と完了日が自動付与された上でアーカイブされる。

上記タグのフォーカスとアーカイブは、デフォルトではアプリに設定されていないためメニューから「More Workflows」で追加することで利用することができた。

汎用性、データの再利用

EditorialはiOS専用のアプリのため、基本的には他のOSで利用することはできない。ToDoとタスクは個人で管理するはずなので、第三者への共有はあまり意識しなくて良いはず。iOSで閉じた世界でも足元の問題は発生しないと考えている。

とはいえ、データの再利用という観点で考えると作成したToDoやタスクをそのまま設計書の見出しにしたり、WBSのタスクにしたりというのはありそう。Editorialはテキストエディタのため、データの書き出しも可能で、メニューからシェアを選択するとテキストとしてエクスポートできるので、そのままUlyssesなどのテキストエディタに貼り付けられる。あとはインポートしたタスクやToDoをそのまま設計書の見出しにしたり、WBSのタスクにすればいい。

過去に参加したのと同じようなプロジェクトに参加したりするケースでは、基本的なToDoは同じようになるはずなので、差分だけとって再利用することもできるはず。

俯瞰、並び替え

Editorialはページの概念がないため、ToDoおよびタスクの全体を俯瞰することができる。ただ、タスクが増えてくるとプロジェクトごとのタスクに絞って編集したいというのはでてくる。そういったケースでは、画面上分のファイル名をタップするとプロジェクトが表示されるので、表示したいプロジェクトを選択する。他のプロジェクトは折りたたむことで、選択したプロジェクトのタスク、ToDoのみ表示される。目次のような機能といったところ。

前述したタグのフォーカスと併用することで、このプロジェクトの今日のタスクだけを表示するといったことができるので、ずらっと並んだToDoに圧倒され、気が滅入るようなこともなくなり、目の前のタスクに集中することができている。

まとめ

アナログな手帳とはタスクとToDoの管理方法は異なるがToDoをタスクスケジュール化して淡々と処理していくという本質的な処理は同じ。ただ管理の方法は人それぞれなので、誰もが満足するアプリやサービスを探すのは難しそうだ。

Editorialの具体的な使い方は、iPadでToDoを作成してiPhoneでToDoをタスクにしたり、完了にしたりといった作業を行なっている。iPhoneは常に持ち歩いているため、タスクの量と進捗状況を認識しやすい。iPadでタスクを処理しながらiPhoneで進捗確認というのが効率は良さそうな感じ。

現状は上記フローで手帳からの移行は問題はく完了しそうな感触。その他EditorialはPythonスクリプトを記述したりWorkflowアプリとの連携しながらのフローも構築できるので、この辺も引き続き検証していく予定。

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