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EPISODE 02

非ITエンジニアが取り組むリモートワーク基盤構築の記録

週次報告書の作成を自動化する

プロジェクトにの週次報告だったり、営業報告だったりと週次報告を送る機会は多い。複数のプロジェクトに参加しているケースではプロジェクト毎に送る必要もあり結構工数がかかる。とはいえ非同期型のコミュニケーションとして、また作業の振り返りの機会として、週次報告は重要な作業という認識。足元の作業だけではなく、実際の作業内容を強制的に振り返るという意味では提出義務はなくても、作っておくと、後刻何かと役に立つこともあるというもの。

週次報告に限ったことではないが、基本的にはテンプレート化して作成することで、作成する当人はもちろん、閲覧する方も楽になる。ExcelかWordで適当にフレームを作るのもいいけど、書き手、読み手とも心理的なハードルは高くなる。また閲覧者の環境に依存することなく共有したいので、プレーンなテキストで作成しメールやチャットに投げることが多い。またプロジェクトの成果物として指定フォーマットがあるケースでも、サマリだけはテキストで入力しておくほうが親切だ。

記入する内容はそれぞれだけど、ざっとこんな感じか。

報告内容

■予定工数:  H
■工数実績:  H
■進捗状況: 

■今週の作業内容:
■懸念事項:

■来週の作業内容:
■来週のイベント:

課題管理や、WBSの進捗管理を週次報告する必要は無いという想定。あまり記入する内容を増やしても書き手も読み手も負荷が増えてしまうので、あくまでも振り返りという感じで。

最近はWorkflowアプリでざっと作成して使っている。フローは入力する項目を可能な限り少なくするため、ウィーザード形式にしている。

■予定工数、工数実績は数値のみを入力
■進捗状況:は☀︎(はれ)/☁︎(くもり)/☔︎(あめ)から選択
■作業内容、懸念事項、来週の作業内容、イベントはダイアログにテキスト入力

作業内容については、別アプリからもコピペもできるので、細切れの作業内容メモを貼り付けていく感じでもいいはずだ。

必要事項の入力が完了すると、メール送信画面に件名(報告期間)とウィザードで入力した内容が反映されるので、送信をタップすれば報告はメールで送信される。

送信先のメールアドレスが固定されている場合、予め入力しておくこともできるし、都度入力することもできる。メールに限らずSlackなどのチャトに投げる設定も可能だ。当然iPhoneでもiPadでも利用できるので、場所や時間に拘束されることなく報告書は作成できる。

ついでに送った報告書はiOS標準のメモアプリにも保存しておくフローにしたことで、送信後はメールアプリを開くことなく見ることができるので、再利用のハードルも低い。テンプレートにしやすい作業を自動化したりiOS端末で簡単に作成できるようにしておくことで、少しでも生産性を上げていく努力をしていきたい。

作成したフローは以下にシェアしておく。

[weekly report](https://workflow.is/workflows/253967b615ec4721a0a0ccd032cb6f24)