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EPISODE 02

非ITエンジニアが取り組むリモートワーク基盤構築の記録

iOS 標準メモアプリの活用 メモのテンプレート化

ここ最近iOS 標準メモアプリの活用に取り組んでいる。その内のひとつがメモのテンプレート化。議事録やチェックリストなど、ある程度入力する項目が決まっているメモは、テンプレート化しておくことで、抜け漏れがなくなるのはもちろん、作業効率も上げられる。

どんなメモをテンプレート化するのか

例えば議事メモだとこんな感じの内容になるはずだ。

議題

  • 日時:
  • 場所:
  • 参加者:
  • 資料:
  • 議事内容
  • 決定事項
  • 未決事項
  • 次回予定

上記内容をメモアプリに保存しておき、議事メモを起こす際にはテンプレート内容を「コピー>メモの新規作成>貼り付け」という手順を踏む。この際、テンプレートから直接書入力してしまうと上書き保存されてしまい、テンプレートの意味をなさなくなる。上書きしてしまうと、再度テンプレートを作り直す、という無駄な作業が発生する。これを避けるため予めいくつもコピーしておくこともできるが、メモの見通しも悪くなるため避けたいところ。

テンプレートの作成を自動化したい

そこで、今回はWorkflowアプリを使ってテンプレートの作成を自動化してみる。折角なので、テンプレートに埋める項目もある程度自動化してみる。Workflowアプリで作成したテンプレートは以下の通り。

1)現在位置の取得
2)位置を変数”Location“に格納
3)現在時刻を取得
4)現在時刻”Date“を変数に格納
5)現在位置と現在時刻の情報をクリップボードにコピー
6)テキストにテンプレートと、位置情報、現在時刻を入力
7)新しいメモを作成
8)作成したメモをメモアプリで開く

これをフローにしてホーム画面にショートカットとしてリンクしておき、会議直前にタップすると、メモアプリにテンプレートが記載されて立ち上がるのと同時に、現在位置と時刻も自動入力されているので、あとは議事の内容を入力するだけとなる。

メモに自動入力された住所をタップするとマップアプリが立ち上がるので、議事の証跡としても、次回の初参加者への場所の連絡としても活用できそうだ。その他参加者を連絡先から選択したり、資料をクラウドサービスからダウンロードしてメモに添付したりと、さらなる自動化も可能だ。

議事メモは専用のアプリもたくさんあってそれを使うのもいいけど、少しの工夫で標準メモアプリの活用の幅も広がる。まだまだ標準メモアプリは活用できそうなので、検証内容は都度エントリーしていく予定。

Workflow: Powerful Automation Made Simple

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